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In funzione esemplare: il modello Athena. Strumenti di organizzazione del lavoro del giudice

Edoardo Borselli, Leonardo Dani

Abstract: Il contributo mira a descrivere il c.d. modello Athena, uno strumento di supporto al giudice, finalizzato a: a) metterlo nella condizione di esercitare al meglio i propri poteri di gestione e di direzione nell’ambito delle singole controversie, anche agevolandolo nello studio della causa; b) consentirgli di programmare in modo razionale il proprio complessivo carico di lavoro. Il modello proposto è caratterizzato da tre elementi complementari: la linea temporale di svolgimento del processo, la cartella organizzativa e la scheda del fascicolo, confezionati e aggiornati dal funzionario dell’ufficio per il processo e messi a disposizione del giudice. Tali strumenti sono stati pensati per adeguarsi alle peculiarità delle singole controversie e sono stati sviluppati in modo tale da interagire fra loro. Il funzionamento del modello presuppone continua collaborazione e scambio fra giudici e addetti all’ufficio per il processo.

1. Introduzione

Il modello Athena è uno strumento di supporto per il giudice, utile per: a) metterlo nella condizione di esercitare al meglio i propri poteri di gestione e di direzione nell’ambito delle singole controversie; b) consentirgli di programmare in modo razionale il proprio complessivo carico di lavoro. Come verrà di seguito illustrato, questo vademecum vuole rappresentare una guida per l’addetto all’ufficio per il processo (di seguito UPP) nello studio dei fascicoli e nell’individuazione delle loro peculiarità. In tal modo il funzionario, da un lato, può offrire al giudice le informazioni necessarie per l’assunzione dei provvedimenti richiesti, anticipandone in parte anche il contenuto; dall’altro, grazie a uno studio guidato dei fascicoli, è in grado di valutarne il peso, cioè stimare in termini numerici il grado di complessità delle controversie, in modo tale da fornire al giudice un dato utile a comprendere l’incidenza di ogni causa sul suo complessivo carico di lavoro.

Il modello proposto è caratterizzato da tre elementi complementari: la linea temporale di svolgimento del processo, la cartella organizzativa e la scheda del fascicolo. Per ragioni espositive e come auspicio di applicazione del modello in futuro, si è scelto di mostrare la versione di Athena calibrata sul rito ordinario di primo grado, così come delineato dal D.lgs. 149/2022.

Figura 1 – Linea temporale di svolgimento del processo ordinario di primo grado, così come riformato dal D.lgs. 149/2022

2. La linea temporale del processo

La linea temporale viene proposta in un formato standard, nel quale sono indicati gli eventi processuali consueti. Tuttavia, questa verrà modellata sul concreto svolgimento della causa, così da rivelarne l’attuale stato di avanzamento, gli atti già realizzati e soprattutto la previsione di quelli ancora da compiere.

Dalla linea temporale emerge lo stato di avanzamento della controversia e quindi: a) se la causa si trovi in fase introduttiva, istruttoria o decisoria e se sia eventualmente sospesa o interrotta; b) quali atti di parte siano stati depositati (ad esempio atto di citazione, comparsa di risposta, memorie integrative ex art 171-ter c.p.c.), quali provvedimenti siano stati adottati dal giudice (ad esempio ordinanze istruttorie, ordinanze anticipatorie, ecc.) e quali altri eventi processuali si siano svolti (ad esempio udienze, proposte di conciliazione, ecc.), collocati cronologicamente in ragione delle rispettive date; c) il momento prevedibile o fissato per i successivi atti o eventi in cui sarà coinvolto il giudice (ad esempio udienze, futuri provvedimenti da adottare, ecc.).

Inoltre, dal grafico contenente la linea temporale risulta un insieme eterogeneo di dati rilevanti, quali la durata della pendenza (da cui può emergere l’eventuale – prevedibile o già avvenuto – superamento dei termini di cui alla c.d. Legge Pinto), eventuali variazioni del giudice assegnatario, riunioni o separazioni delle cause, rinvii disposti, ecc.

Il funzionario UPP deve tenere costantemente aggiornata la linea temporale, inserendo sulla stessa ogni futuro evento o attività prevista o calendarizzata dal giudice.

Sulla linea temporale sono collocati degli alert in corrispondenza dei momenti in cui è opportuno che l’addetto all’UPP sottoponga al giudice i risultati del proprio studio del fascicolo: in vista degli snodi principali del processo. Il dialogo fra i due deve essere costante e, in ogni caso, il funzionario può e deve attivarsi, anche al di fuori di questi momenti, ogniqualvolta lo renda necessario l’emergere di un elemento che può comportare immediate conseguenze sulla gestione del fascicolo (ad esempio, un’istanza cautelare avanzata in corso di causa, o un intervento volontario del terzo). Ad ogni modo, in corrispondenza degli alert l’addetto all’UPP dovrà compilare e/o aggiornare la scheda nonché confezionare la cartella organizzativa con tutti gli ulteriori elementi utili.

3. La cartella organizzativa

La cartella organizzativa è condivisa con il magistrato e raccoglie: la scheda aggiornata alle risultanze dello specifico momento processuale e gli altri elementi utili in vista dell’imminente incombenza del giudice. Così, ad esempio, potranno esservi inseriti: una sintesi della ricerca giurisprudenziale sulle questioni rilevanti; uno schema di raffronto fra le prove prodotte o richieste e i fatti a cui si riferiscono, oppure uno specchietto riassuntivo degli indici di mediabilità emersi.

In questo modo al giudice viene mano a mano apparecchiato il tavolo di lavoro con tutto quanto possa tornargli utile in ogni specifico momento. In altri termini, tale metodologia permette di riordinare via via in maniera logica e funzionale i vari elementi del fascicolo, che il sistema normalmente offre nell’ordine meramente cronologico in cui sono stati depositati.

Vediamo alcuni esempi. Prendiamo il momento n. 2, ossia prima dell’udienza ex art. 183 c.p.c.: dal fascicolo emerge la presenza di indici di mediabilità e risultano formulate alcune istanze di ammissione di prova per testi. In questo caso l’addetto all’UPP, dopo aver dato conto dell’esistenza di tali indicatori nella scheda, compone la cartella organizzativa inserendovi: uno specchietto riassuntivo degli indici di mediabilità emersi (che potrà servire al giudice per disporre, se del caso, l’invio in mediazione) e, di seguito, uno schema in cui riordina i capitoli di prova testimoniale. In particolare, sarà utile che vengano abbinati i fatti su cui è richiesta la prova ai capitoli formulati dalle parti, sia quelli a favore che quelli contrari.

Oppure, consideriamo il momento n. 4, ossia quando la causa si trova in attesa di decisione. In una controversia in cui si pongono complesse questioni giuridiche, l’addetto all’UPP, una volta compilata accuratamente la scheda, elencando le prove acquisite e le questioni emerse, compone la cartella inserendovi: una sintesi delle ricerche giurisprudenziali e dottrinali svolte sui temi rilevanti e il richiamo alle prove prodotte o assunte.

4. La scheda del fascicolo

La scheda del fascicolo si compone di due parti: una prima nella quale il funzionario UPP deve descrivere, secondo le istruzioni fornite, i profili di interesse relativi agli elementi che sono indicativi delle peculiarità del fascicolo (vedi par. 4.1); una seconda parte in cui il funzionario UPP deve esprimere un giudizio numerico di complessità dell’indicatore, giudizio che viene poi ponderato in ragione dell’incidenza di ciascuna voce sulla complessità dell’intera causa (vedi par. 4.2).

4.1 La parte analitica della scheda

La compilazione della scheda del fascicolo, che resta unica durante tutto l’iter processuale, avviene a cura dell’addetto all’UPP che, a seguito di un approfondito studio della causa, la aggiorna ogni volta che lo ritenga necessario e comunque in vista delle successive incombenze del giudice.

In particolare, l’operazione di aggiornamento deve riguardare non solo gli elementi di nuova rilevanza che non risultino già inseriti nelle singole voci, ma anche quelli già compilati che, tuttavia, necessitino di essere adattati alle novità. La compilazione di tali voci servirà al funzionario UPP per predisporre gli ulteriori elementi utili da inserire nella cartella (le ricerche, gli schemi e gli specchietti di cui si è detto supra, par. precedente). Ad ogni modo, per rendere più fruibile il collegamento tra la scheda e tali ulteriori elementi, l’addetto all’UPP dovrà inserire direttamente nella scheda il richiamo al documento rilevante.

In questo modo, il giudice, oltre ad avere a disposizione una fotografia accurata dello stato attuale della controversia, viene alleggerito del compito di svolgere verifiche meccaniche e di estrapolare gli elementi rilevanti dagli atti e dai documenti presentati dalle parti, pur conservando, naturalmente, il potere di controllo e approfondimento delle questioni.

La tenuta della scheda del fascicolo, via via aggiornata, non solo può consentire al giudice di gestire in maniera più efficace le udienze e di calendarizzare in modo più consapevole le incombenze, ma gli permette anche di utilizzare strumenti deflattivi, quali l’invio in mediazione e la formulazione di un’eventuale proposta conciliativa.

Il modello può essere utilizzato non solo per i procedimenti di nuova introduzione, ma anche per quelli già pendenti. In tal caso, la compilazione della scheda prenderà avvio non già dall’inizio, ma tenendo conto della fase in cui si trova la causa. Ad esempio, se la causa si trova in una fase successiva alle verifiche preliminari, l’addetto all’UPP compilerà la scheda secondo le istruzioni previste nel momento processuale n. 2 (su cui vedi infra, nel prosieguo del paragrafo).

Dall’impostazione della scheda deriva che, sebbene tutti gli indicatori costituiscano un riepilogo del fascicolo, alcuni di essi sono deputati unicamente a costituire un supporto per il giudice ai fini della redazione del calendario del processo e dell’assunzione di provvedimenti di gestione della causa, altri sono anche rivelatori del peso della controversia (sul punto vedi infra, par. successivo).

Istruzioni per la compilazione della parte analitica della scheda

Di seguito vengono spiegate nel dettaglio le modalità di compilazione e di aggiornamento della parte analitica della scheda. In nota sono stati inseriti alcuni commenti relativi alle ragioni per cui le voci possono assumere particolare importanza in un dato momento processuale, gli apporti dell’addetto all’UPP all’organizzazione del lavoro e le possibili conseguenze che gli eventi indicati possono comportare nella gestione del procedimento.

Al fine di rendere più semplice la redazione e l’aggiornamento della scheda, di seguito si indicano le voci a cui via via l’addetto all’UPP deve prestare maggiore attenzione. Infatti, a seconda della fase processuale in cui si trova la causa, gli elementi della scheda assumono una rilevanza differente. Sottolineando di volta in volta le voci rilevanti, si facilita il giudice nell’adozione dei provvedimenti incombenti.

4.2 La pesatura del fascicolo

La conoscenza del peso dei fascicoli aiuta il giudice nell’esercizio dei propri poteri di case management, come ad esempio: a) nel sindacato sulla scelta del rito più adeguato alla specifica controversia tra quello ordinario e quello semplificato di cognizione e, se del caso, nella decisione in ordine al mutamento del rito; b) nella scelta del modello decisorio da adottare tra quello più semplice della decisione a seguito di discussione orale ex artt. 275-bis o 281-sexies c.p.c. e quello ordinario a seguito di trattazione scritta ex artt. 189 e 281-quinquies c.p.c.; c) in generale, nella calendarizzazione del processo e, in particolare, nella fissazione dell’udienza di rimessione della causa in decisione o di discussione orale, in modo tale da scadenzare il complessivo lavoro del giudice, anticipando la decisione delle cause più ‘leggere’ e riservando invece più tempo per lo studio di quelle più ‘pesanti’.

Pertanto, di pari passo con la compilazione della parte analitica della scheda, è opportuno che l’addetto all’UPP curi questo profilo, stimando il peso del fascicolo sulla base degli elementi che saranno di seguito indicati13. Anche in questo caso, è necessario un costante aggiornamento dei punteggi attribuiti, posto che il grado di complessità è suscettibile di mutare per effetto delle novità intervenute o anche del semplice compimento delle attività già previste.

In concreto l’addetto all’UPP deve esprimere un giudizio da 0 a 10.

Tale indicazione deve poi essere moltiplicata per un predeterminato coefficiente di ponderazione, che consente di diversificare il peso di ciascuna voce in ragione dell’impatto che essa può avere sul processo. Infatti, l’utilizzo del coefficiente di ponderazione, variabile per ciascun indicatore, da una parte limita la discrezionalità del valutatore e, dall’altra, è in grado di rivelare in maniera più attendibile il reale grado di complessità sia delle singole voci, che – di conseguenza – dell’intera controversia.

Ad esempio, l’istruttoria, e in particolare l’assunzione delle prove costituende, ha un’incidenza maggiore rispetto al numero delle parti, che influisce sul peso totale in maniera relativamente meno importante. Pertanto, in quest’ultimo caso, risulteranno i seguenti valori:

Nell’esempio, sebbene venga assegnato dall’addetto il medesimo punteggio (4), il valore finale che contribuirà a determinare il peso – e quindi la complessità della causa – risulta inferiore per quanto concerne il numero delle parti (8) e maggiore per le prove costituende (12). Ne viene, pertanto, che queste ultime, nell’esempio proposto, rivelano un maggiore livello di complessità rispetto al numero delle parti.

Il peso generale della causa emerge dalla somma dei pesi dei singoli indicatori. Il risultato così ottenuto offre un’indicazione attendibile del peso del fascicolo, a seconda del suo collocamento in una delle tre seguenti classi:

Classe 1: fino a 59 – semplice 🟢

Classe 2: da 60 a 120 – medio 🟡

Classe 3: oltre 120 – complesso 🔴

Infine, qualora la complessità derivi da una o più voci in particolare (che dunque pesano più delle altre), l’addetto all’UPP appunta a margine della classe di riferimento – e in maniera ben visibile per il giudice – la relativa indicazione, così da consentire al magistrato di conoscere non solo il generale livello di complessità della causa, ma anche i principali motivi.

Istruzioni per l’assegnazione del grado di complessità

Di seguito si riportano alcune indicazioni utili per l’attribuzione del punteggio di ciascun indicatore, nonché il relativo coefficiente di ponderazione.

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1 L’addetto all’UPP deve iniziare a compilare la scheda subito dopo la scadenza del termine per la costituzione del convenuto, inserendovi sia i dati identificativi della causa, sia quelli già ricavabili dall’atto introduttivo e dalla comparsa di costituzione, come ad esempio, le domande dell’attore e le eventuali domande riconvenzionali del convenuto o la ricostruzione in fatto e in diritto proposta dalle parti.

2 L’emersione di errori nella scelta del rito, anche sulla base delle eccezioni del convenuto, è utile al fine di disporre il suo eventuale mutamento.

3 È opportuno che l’addetto all’UPP intercetti subito le eventuali ragioni di urgenza o priorità emergenti dagli atti introduttivi e che le sottoponga all’attenzione del giudice, affinché quest’ultimo sia consapevole dell’opportunità di trattare la causa in maniera più spedita.

4 L’addetto all’UPP dovrà cominciare sin dal momento successivo alla costituzione del convenuto a svolgere i controlli relativi a tali questioni, cosi da predisporre quanto serve al giudice per le verifiche ex art. 171-bis c.p.c. Queste ultime sono particolarmente importanti per consentire al giudice un’efficace gestione del fascicolo. L’addetto all’UPP, alla luce dell’esito delle verifiche svolte, facilita il giudice nella scelta del tipo di provvedimento da adottare (ad esempio rimessione della causa in decisione ex art. 187, comma 2 c.p.c., disposizione di un procedimento di sanatoria o differimento della data dell’udienza). Se, poi, una questione è stata rilevata d’ufficio, il giudice può essere facilitato nell’adozione del provvedimento di cui al combinato disposto degli artt. 101, comma 2 e 171-bis, comma 1, c.p.c. Questa voce rappresenta l’esempio principale di come la scheda sia destinata ad essere aggiornata nel corso di tutto il procedimento: una volta superato lo spartiacque delle verifiche preliminari, ciò che l’addetto all’UPP deve mettere in risalto è, in particolare, la conseguenza di tali verifiche, comprese le argomentazioni svolte nelle eventuali memorie concesse alle parti.

5 Nell’ottica di creare un archivio sulle questioni giuridiche più ricorrenti, il funzionario UPP dovrebbe utilizzare una nomenclatura omogenea, in modo tale da facilitare la ricerca di giurisprudenza e dottrina, così come di precedenti passaggi decisionali del giudice o dell’ufficio.

6 L’addetto all’UPP, qualora ravvisi la presenza di indici di maturità della causa per la decisione ex art. 187, comma 1, c.p.c., ovvero la presenza di questioni preliminari o cause pregiudiziali astrattamente idonee a definire il giudizio e già pronte per la decisione ex art. 187, comma 2 c.p.c. (es. prescrizione del credito azionato o nullità del contratto di cui è chiesto l’adempimento), dovrà segnalarli al giudice, perché quest’ultimo, all’esito di un accurato controllo, se lo ritiene opportuno, possa rimettere immediatamente la causa in decisione. In tal caso, lo studio delle questioni può risultare utile anche per la scelta del modello decisorio (decisione a seguito di trattazione scritta, mista o solo orale).

7 Lo studio delle questioni, unitamente alla valutazione delle risultanze dell’istruttoria, può essere utile, in vista della fase decisoria, per la scelta del modello. In tal caso l’addetto all’UPP deve attivarsi con adeguato anticipo rispetto al termine fissato per lo scambio delle note di precisazione delle conclusioni (verosimilmente in corrispondenza dell’ultima udienza istruttoria o dell’udienza di esito della CTU) per consentire al giudice di valutare se disporre la discussione orale. In questo momento l’elencazione e la specificazione delle questioni, aggiornate a seguito dell’istruttoria, diviene particolarmente utile per il giudice nella redazione del provvedimento. Qualora venga rilevata la presenza di orientamenti consolidati in seno all’ufficio giudiziario, da cui successivamente vengano ricavati provvedimenti o passaggi motivazionali standard, l’addetto all’UPP potrà individuare quelli rilevanti nel caso di specie e sottoporli al giudice.

8 È opportuno che l’addetto all’UPP, dopo aver studiato il fascicolo, rilevi fin da subito se ricorrono i presupposti per la mediabilità o la conciliabilità della lite, derivanti dagli indici individuati, affinché il giudice possa tempestivamente disporre la mediazione demandata o elaborare una consapevole proposta di conciliazione.

9 Una volta maturate le preclusioni istruttorie, un’attenta analisi, da parte dell’addetto all’UPP, delle richieste di prova, dei documenti prodotti e comunque della complessità dell’istruttoria può rappresentare un elemento di grande rilevanza per il giudice:

a) per facilitare la valutazione in ordine all’ammissione delle stesse;

b) per redigere il calendario del processo ex art. 183, comma 4 c.p.c., di cui l’addetto all’UPP potrebbe anticipare una proposta, una volta valutati anche gli altri impegni del giudice risultanti dalla sua agenda.

10 Per facilitare il giudizio di ammissibilità e rilevanza da parte del giudice, l’addetto all’UPP dovrebbe abbinare, anche graficamente, i capitoli di prova (una volta raggruppati) con i fatti costitutivi e le eccezioni allegati; allo stesso modo dovrebbe operare per quanto riguarda i documenti prodotti, che dovrebbero essere collegati con tali fatti. Durante la fase di assunzione dei mezzi di prova e di svolgimento della CTU, è necessario un continuo monitoraggio da parte dell’addetto all’UPP, così da ridurre le inefficienze e gli sprechi di tempo, ad esempio riprogrammando adeguatamente l’audizione del testimone assente. Nelle ipotesi di scarto temporale tra il calendario previsto e l’effettivo svolgimento della fase istruttoria, l’addetto all’UPP deve aggiornare di conseguenza la linea temporale.

11 Il funzionario UPP, sulla base delle richieste fatte dalle parti, può facilitare il giudice nell’elaborazione dei quesiti da sottoporre al CTU.

12 L’addetto all’UPP verifica la correttezza dell’importo indicato dalle parti e, sulla base dei parametri, può proporre al giudice l’importo delle spese da liquidare.

13 Si tratta in alcuni casi di elementi già presi in considerazione per la descrizione analitica del fascicolo, in altri casi di voci rilevanti al solo fine di stabilire la complessità della causa.

14 Prodotto del coefficiente di ponderazione e del punteggio assegnato.

15 È evidente che l’eliminazione parziale delle questioni da risolvere derivante dalla riduzione dell’oggetto del processo, della cognizione o della compagine soggettiva porterà a una trasversale riduzione degli altri elementi di complessità (ad esempio, le voci dell’istruttoria, il numero delle questioni di merito ecc.).