It is available online at https://doi.org/10.36253/979-12-215-0316-6.17

La mediabilità delle liti: un modello operativo innovativo per l’efficienza della giustizia

Monica Testi

Abstract: Il contributo verte sul modello operativo relativo alla mediabilità delle liti applicato sia all’aggressione dell’arretrato sia alla gestione dei flussi in ingresso. Nella prima parte del saggio viene trattata l’attività prodromica di mappatura del contenzioso, mentre nella seconda parte ampio spazio è dedicato all’analisi degli indici di mediabilità. Infine, nella terza parte, sono esposti gli strumenti pratici di cui il modello operativo di avvale.

1. Perché il modello operativo sulla mediabilità delle liti è innovativo

La mediabilità delle liti non è argomento nuovo per il Dipartimento di Scienze Giuridiche dell’Università degli Studi di Firenze. La ricerca scientifica avente ad oggetto l’istituto della mediazione demandata dal giudice e – con respiro più ampio – la gestione del conflitto, le ADR, la giustizia consensuale è già stata oggetto di numerose pubblicazioni.

Sin dal 2012, inoltre, il Dipartimento di Scienze Giuridiche dell’Università degli Studi di Firenze ha accostato alla produzione scientifica ora citata progetti di terza missione, che si sono caratterizzati per la stretta collaborazione con gli uffici giudiziari del territorio1.

Questi progetti hanno visto l’ingresso di borsisti e assegnisti nelle varie sedi giudiziarie allo scopo di affiancare i magistrati nell’analisi delle cause a loro assegnate sotto il profilo della mediabilità delle liti. Nel corso dei dieci anni di sperimentazione è stato delineato un vero e proprio modello operativo, maturato secondo il susseguirsi delle varie esperienze e pronto ad essere declinato nella realtà peculiare del singolo tribunale.

Alla luce di quanto ora esposto si potrebbe dunque supporre che il modello operativo sulla mediabilità delle liti, già sperimentato, è stato pedissequamente riportato all’interno del progetto Giustizia Agile e che si coglie in queste pagine l’occasione per un’ennesima esposizione priva del requisito dell’innovatività, requisito di cui deficita in primis il modello stesso.

Nel rispondere a tale obiezione ci viene in soccorso la nozione di riscrittura, che, per poche righe, prenderemo in prestito dalla filologia moderna. Nel suo saggio Irene Fantappiè individua una costante in tutte le riscritture: la paradossalità di avere una ripetizione senza replica. Di riscrittura – e dunque di ripetizione senza replica – si può parlare a proposito di Omero, Iliade di Baricco, dell’Orlando Furioso di Ludovico Ariosto raccontato da Italo Calvino, di La storia dei Promessi Sposi di Umberto Eco.

Volendo concentrarci su uno dei testi citati e portare un esempio del meccanismo della riscrittura prendiamo in analisi la prefazione che Baricco fa alla sua opera. Lo scrittore sostiene di essere partito da una nuova esigenza: quella di realizzare una lettura pubblica dell’Iliade. Avendo questo obiettivo, per prima cosa ha operato dei tagli al testo, poiché una lettura integrale avrebbe costretto il pubblico ad una maratona di moltissime ore, rendendo l’evento difficilmente fruibile.

Proprio come Baricco anche noi siamo partiti da una nuova esigenza: quella dettata dal Piano Nazione di Ripresa e Resilienza2 che ha individuato obiettivi specifici e temporalmente declinati. A questa nuova esigenza si sono affiancate parallelamente due mutazioni delle premesse originali.

Da una parte, con la riforma del processo civile e con la riforma della mediazione civile e commerciale introdotte con il decreto legislativo n. 149/2022, è mutato il quadro normativo; dall’altra sono mutati i soggetti a cui è affidata l’analisi delle mediabilità delle liti. Il modello operativo è ora infatti messo in atto dal funzionario addetto all’ufficio per il processo e non più dai borsisti dell’università, con una duplice conseguenza: in primo luogo che l’analisi della mediabilità non viene più svolta da un soggetto esclusivamente dedicato a quella attività, ma dal funzionario addetto all’ufficio per il processo, aggiungendosi alle ulteriori mansioni ad esso affidate. In secondo luogo, che, spesso, il funzionario addetto all’ufficio per il processo, a differenza del borsista universitario selezionato proprio in base alla conoscenza del tema ora in discussione, non ha la formazione idonea per maneggiare con disinvoltura gli indici di mediabilità. Sulla formazione del funzionario addetto all’ufficio per il processo, tema che esula il perimetro dell’esposizione del modello operativo, basti dire che l’Università degli Studi di Firenze ha realizzato, attraverso video lezioni a disposizione di tutti i tribunali della Macro-area 3, dodici ore di formazione – teorica e pratica – sul tema dell’analisi della mediabilità delle liti e, nelle sedi giudiziarie di propria competenza, ha promosso un affiancamento tra i borsisti dell’università e i funzionari addetti all’ufficio per il processo così da realizzare anche una formazione on the job.

Da ciò che è stato esposto si capisce perché, dati gli obiettivi individuati dal PNRR, il mutato quadro normativo e l’ingresso dei funzionari addetti all’ufficio per il processo, il modello operativo sulla mediabilità delle liti presenta la sopracitata paradossalità delle riscritture, perché è una ripetizione senza replica che, affrontando uno nuovo scenario e nuove esigenze, realizza una risposta innovativa.

2. La mappatura

Si è detto che l’elaborazione del modello operativo in analisi è partita dalle nuove esigenze dettate dagli obiettivi individuati dal PNRR. Esso, con riguardo al settore giustizia e per quello che qui interessa al contenzioso civile, persegue principalmente la riduzione del tempo di durata del giudizio e l’abbattimento dell’arretrato giurisdizionale.

Il meccanismo stesso del PNRR – che prevede per le singole sedi giudiziarie un monitoraggio in itinere da parte del Ministero di Giustizia e, in ultima istanza, la verifica da parte della Commissione europea degli obiettivi raggiunti – ha imposto un mutamento di prospettiva radicale. Nel modello precedente, infatti, il lavoro di analisi del fascicolo ai fini della mediabilità veniva condotto su un impianto prestabilito: quello del ruolo del giudice. Il borsista affrontava l’analisi dei singoli fascicoli in base alla calendarizzazione disposta dal giudice. Per poter rispondere alle mutate esigenze è stato innanzitutto necessario modificare l’approccio iniziale: non più l’analisi del singolo fascicolo chiamato alla prossima udienza dall’agenda del giudice, bensì uno sguardo più ampio che si realizzi in un’analisi prodromica dell’intero ruolo, volta ad individuare su quali gruppi di fascicoli intervenire per permettere l’aggressione dell’arretrato esistente, la prevenzione dell’insorgere di nuovo arretrato e la gestione dei flussi in ingresso.

Si tratta dunque di organizzare il lavoro del funzionario addetto all’ufficio per il processo in base a dei criteri di priorità ed urgenza idonei a perseguire i seguenti obiettivi:

Il raggiungimento di detta organizzazione del lavoro si ottiene attraverso l’utilizzo del Pacchetto Ispettori, applicativo che racchiude un insieme di software sviluppati dalla Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (D.G.S.I.A.), nato per permettere all’Ispettorato Generale presso il Ministero di Giustizia3 di estrapolare autonomamente i dati necessari alla verifica4 prima dell’ingresso nell’ufficio giudiziario sottoposto all’accertamento.

A prescindere dal suo utilizzo originario5 l’applicativo è stato messo a disposizione anche delle singole sedi giudiziarie, così che fosse possibile utilizzarlo ai fini di monitoraggio interno oltre che di controllo dei dati elaborati dalle cancellerie6.

La funzione del Pacchetto Ispettori, che qui viene in rilievo è quella della creazione di report che, attingendo agli archivi degli uffici, estrapolano in tempo reale i dati contenuti nei registri informatici del settore civile. Dunque, attraverso il Pacchetto Ispettori è possibile avere un’estrazione di tutti i procedimenti civili pendenti ad un determinata data presso il tribunale in analisi.

L’estrazione così prodotta viene esportata in un file in formato Excel, all’interno del quale ogni riga corrisponde ad un fascicolo pendente, mentre ogni colonna corrisponde ad una voce di catalogazione e lavorazione dei fascicoli. Per ciò che qui è in analisi la lettura di un numero eccessivo di informazioni relative al singolo fascicolo può risultare particolarmente faticosa e priva di reale utilità, per cui è opportuno depurare l’estrazione originale mantenendo solo una selezione delle trentacinque colonne che rilevano ai fini dell’indagine che stiamo portando avanti. Il file modificato secondo il criterio ora esposto consta di dieci colonne riportanti i seguenti dati:

Occorre ora sottrarre dal nostro campione di indagine quei fascicoli non aventi ad oggetto una controversia civile e commerciale, ovvero quei fascicoli che, per espressa previsione legislativa, non rientrano nel campo di applicazione del D.Lgs. 28/2010.

All’esito di questa ultima operazione avremo individuato il numero reale di fascicoli che provvederemo a mappare, ma prima di entrare nel vivo delle classificazioni occorre fare una doverosa precisazione. Attraverso l’estrazione dal Pacchetto Ispettori del contenzioso pendente, quella che si ottiene è una fotografia statica di un numero che per sua stessa natura è dinamico. Infatti, i cosiddetti pendenti variano continuamente a fronte della quotidiana definizione di contenziosi e la parallela quotidiana iscrizione di nuove cause al ruolo. Sin da ora quindi si sottolinea la necessità di provvedere a questa estrazione e alla conseguente mappatura almeno una volta al mese. Inoltre, è utile evidenziare che, procedendo così come esposto fino ad ora, sarà possibile avere una panoramica dell’andamento dell’intero ufficio giudiziario, ma la mappatura successiva potrà essere condotta – filtrando il file Excel attraverso il nome del giudice – sul singolo ruolo o, se il funzionario addetto all’ufficio per il processo è assegnato a più magistrati o direttamente alla sezione, sui vari ruoli sotto la sua gestione.

Che sia un singolo ruolo, una sezione o l’intero tribunale, il meccanismo per provvedere alla mappatura rimane invariato e ha come primo passaggio quello di individuare, in base alla data di iscrizione al ruolo, tre gruppi di fascicoli che costituiscono l’arretrato ultra-triennale, l’arretrato ultra-biennale e infine le pendenze rimanenti, comprensive dei flussi in ingresso. Ai tre gruppi di fascicoli sono associate gestioni diverse:

Sia nell’ipotesi di gestione rapida del fascicolo sia nell’ipotesi di gestione accelerata è possibile che si renda necessaria una nuova calendarizzazione della prossima udienza, poiché si è di fronte a cause che hanno l’urgenza di dover essere trattate per prime onde evitare che l’espletamento del procedimento di mediazione allunghi i tempi del processo e invece assicurare che esso sia condotto senza ulteriore aggravio per le parti in causa.

2.1 La mappatura dell’arretrato ultra-triennale e ultra-biennale

Con riguardo all’arretrato ultra-triennale e a quello ultra-biennale i criteri che rilevano per l’organizzazione del lavoro di analisi della mediabilità sono la fase processuale e la data della prossima udienza.

Nello specifico, la fase processuale in cui si trova il fascicolo permette di selezionare quali cause escludere, quali affrontare immediatamente e quali affrontare in un secondo momento.

Riprendendo il nostro file Excel avremo cura di raggruppare i fascicoli in base alle diverse voci riportate nella colonna «stato del fascicolo». Su tale presupposto sappiamo che andranno immediatamente analizzate le cause la cui fase processuale può essere sintetizzata in una macro categoria riguardante tutte le cause in attesa della prima udienza7 o in attesa di inizio o prosecuzione dell’istruttoria e che, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nella colonna «stato del fascicolo» vedono le voci «attesa prima udienza», «attesa prima udienza differita», «in corso deposito memorie ex art.183, comma 6»,«attesa prosecuzione istruttoria», «attesa provvedimento ammissione mezzi di prova».

Altrettanto urgentemente andranno analizzate le cause che si trovano a precisazione delle conclusioni ma con udienza fissata oltre i prossimi sei mesi dal momento della prima mappatura, lasso di tempo che può essere proficuamente utilizzato per avviare un tentativo di risoluzione della lite stragiudiziale nelle more dell’attesa della prossima udienza. Sempre a titolo esemplificativo e non esaustivo nella colonna «stato del fascicolo» troviamo ora le voci «attesa esito udienza di discussione», «atteso esito udienza di discussione orale (art. 281 quinquies)», «attesa esito udienza di precisazione delle conclusioni (art. 189)», «attesa esito udienza di precisazione delle conclusioni (art. 352)», «attesa esito udienza di disc. orale differita (art. 281 sexies)».

Andranno invece immediatamente escluse le cause la cui fase processuale può essere sintetizzata nelle macrocategorie di cause già in decisione, cause in corso di estinzione, cause già definite e cause con udienza di precisazione delle conclusioni fissata nei sei mesi immediatamente successivi alla prima mappatura.

Diversamente dalle ipotesi fino ad ora menzionate, alcuni fascicoli si possono trovare in una contingenza che non permette in quel determinato momento un’analisi proficua della mediabilità, che però può essere rimandata ad una fase processuale più idonea e non esclusa definitivamente. Sono le cause in cui è in corso la consulenza tecnica d’ufficio o in cui è in corso l’escussione dei testi o cause che si trovano in situazioni particolari a cui, sempre a titolo esemplificativo e non esaustivo, nella colonna «stato del fascicolo» corrispondono le voci «assegnato al giudice», «assegnato al giudice per il proseguo», «in corso di riunione», «rimesso al Presidente di Sezione», «rimesso al Presidente».

Infine, una specifica riflessione va condotta sulle cause in riserva, perché lo scioglimento della riserva si configura sicuramente come un momento propizio per l’invio in mediazione demandata, per cui il funzionario addetto all’ufficio per il processo ben può analizzare questi fascicoli secondo l’ordine imposto dai termini processualmente previsti.

Una volta suddiviso l’arretrato ultra-triennale e ultra biennale e una volta individuati i fascicoli analizzabili sotto il profilo della mediabilità, al funzionario addetto all’ufficio per il processo non resterà che ordinarli dalla data di udienza più vicina alla più lontana e così procedere, secondo le priorità esposte, allo studio dei singoli fascicoli.

A margine di questa esposizione è utile sottolineare come il modello operativo testato nelle sedi giudiziarie prevede, oltre all’elaborazione dei file Excel sinora descritti, anche la stesura di documenti di testo chiamati M.AR (Mappatura dell’arretrato) in cui si da atto dei numeri complessivi – del singolo ruolo, della sezione o dell’intero ufficio giudiziario – di ogni macrocategoria riguardante lo stato del fascicolo.

2.2 La mappatura dei flussi in ingresso

Con riguardo ai fascicoli in ingresso il PNRR individua l’obiettivo della riduzione della durata del giudizio.

Per questa categoria di fascicoli viene in rilievo per la prima volta non solo la mediazione demandata dal giudice, ma anche la mediazione obbligatoria ad oggi strumento ancor più incisivo stante l’ampliamento, ad opera della recente riforma, delle materie interessate8. Questo comporta la necessità di analizzare i fascicoli in ingresso compiendo due differenti attività: la prima di verifica dell’esperimento del tentativo di mediazione nei casi di fascicoli aventi ad oggetto controversie su materie obbligatorie, la seconda di individuazione degli indici di mediabilità per quei fascicoli in cui si può disporre l’invio in mediazione demandata.

Le analisi relative alla mediabilità delle liti e alla realizzazione della condizione di procedibilità nel caso delle controversie su materie obbligatorie possono influire a monte – e non a valle, quasi in extremis, come nell’arretrato ultra triennale e ultra biennale – sulla calendarizzazione delle data d’udienze in ossequio alla generale valorizzazione del case management promossa dalla riforma, ma anche, più puntualmente, in ossequio al calendario del processo di cui il legislatore prevede la redazione, ex art. 183, comma 4 c.p.c., in prima udienza.

Come anticipato, abbiamo finora esposto la prima parte del modello operativo innovativo, che riguarda le attività di individuazione del campione d’indagine, di suddivisione del campione in base alla data di iscrizione al ruolo e di mappatura nel dettaglio in base allo stato del fascicolo. Tutto ciò risulta essere essenziale ma prodromico alla vera e propria analisi della mediabilità delle liti che è oggetto della seconda parte del modello operativo elaborato.

3. La mediabilità delle liti: quando

Veniamo ora al cuore dell’analisi della mediabilità delle liti iniziando con l’affrontare l’aspetto che più è immediatamente collegato a quanto esposto in precedenza.

In questo paragrafo proveremo a rispondere alla domanda: quando inviare in mediazione il fascicolo? O meglio: c’è un momento nell’arco processuale più idoneo all’invio in mediazione demandata?

Per quanto esposto fino adesso è evidente che – dalla ricerca empirica portata avanti negli anni nelle varie sedi giudiziarie – la risposta emersa è in senso negativo, ovvero non esiste un momento astrattamente più idoneo, esiste il momento più idoneo per il singolo fascicolo che vedrà in una determinata fase processuale una maggiore concretezza degli indici di mediabilità. Ciò è palese, in primo luogo, dalla scelta dell’utilizzo della mediazione demandata quale strumento ugualmente idoneo a perseguire la gestione dei flussi in ingresso, la prevenzione dell’insorgere dell’arretrato e l’aggressione dell’arretrato già formatosi. In secondo luogo, dalla realizzazione della mappatura, in cui si escludono definitivamente solo quei fascicoli che sono in uno stato troppo avanzato del processo, fascicoli che potenzialmente – analizzati in una diversa fase – ben avrebbero potuto presentare indici di mediabilità. Infatti, su tutti gli altri fascicoli l’analisi sulla mediabilità o è condotta immediatamente o è rimandata ad un momento che si ritiene maggiormente idoneo.

Dunque, se la prospettiva è quella dell’individuazione del momento più opportuno per inviare il fascicolo in mediazione, l’analisi non potrà che essere condotta caso per caso, individuando, di volta in volta, la soluzione in cui gli indici di mediabilità presentano maggiore consistenza. Se invece la prospettiva è quella del processo possiamo effettivamente identificare delle finestre temporali in cui si realizza maggiormente l’invio in mediazione demandata.

Con riferimento al processo ordinario di cognizione così come disciplinato prima della riforma Cartabia – disposizioni che si applicano a tutti i procedimenti pendenti alla data del 28 febbraio 2023 – le finestre temporali idonee all’invio in mediazione demandata sono: l’udienza ex art.183 c.p.c., tra l’ordinanza di ammissione dei mezzi di prova e la prima udienza di assunzione delle prove e nel momento successivo alla fine dell’istruttoria orale e/o al deposito dalla consulenza tecnica d’ufficio.

Invece con riferimento al processo ordinario di cognizione così come disciplinato dopo l’entrata in vigore della riforma Cartabia – disposizioni che si applicano a tutti i procedimenti instaurati dopo il 28 febbraio 2023 – l’invio in mediazione demandata può essere disposto durante le verifiche ex art. 171-bis c.p.c., in prima udienza, nel momento successivo alla fine dell’istruttoria orale e/o al deposito dalla consulenza tecnica d’ufficio e fino alla precisazione delle conclusioni, così come previsto dal nuovo art. 5 quater del D.Lgs. 28/2010.

Lasciando al prossimo paragrafo ulteriori riflessioni sullo stato del fascicolo quale circostanza prevista dalla legge per l’invio in mediazione demandata ad opera del giudice, preme qui spendere due parole sulla riscrittura del modello operativo che risulta perfezionato alla luce del lavoro svolto dal funzionario addetto all’ufficio per il processo. Uno dei limiti del modello operativo precedente, che vedeva l’affiancamento dei giudici ad opera dei borsisti universitari, era un intervento che risultava sempre circoscritto nel tempo, per cui la percentuale di fascicoli scartati in base ad una fase processuale troppo avanzata produceva un forte impatto sui numeri assoluti del progetto. Il fatto che oggi l’analisi della mediabilità sia ad opera del funzionario addetto all’ufficio per il processo fa sì che tale scarto avvenga solo una volta, in concomitanza con l’inizio dell’applicazione del modello operativo. Infatti, portato a regime, il modello operativo attuale permetterà l’analisi della mediabilità su tutto il contezioso, analisi che accompagnerà il singolo fascicolo dall’iscrizione al ruolo – nel caso delle materie per cui il tentativo di mediazione è condizione di procedibilità – fino all’udienza di precisazione delle conclusioni.

4. La mediabilità delle liti: sulla base di quali presupposti

L’analisi sulla mediabilità delle liti si realizza attraverso l’indagine sulla sussistenza o meno delle circostanze previste dalla legge per l’invio in mediazione demandata da parte del giudice. Secondo quanto disposto dall’art. 5-quater comma 1 del D.Lgs. 28/2010 il vaglio del giudice concerne la natura della causa, il comportamento delle parti, lo stato dell’istruzione e ogni altra circostanza che risulti utile per la motivazione della decisione.

Il modello operativo si prefigge di dare un contenuto concreto a quelle che, in prima analisi, possono risultare vaghe locuzioni legislative. Tale concretezza non solo sarà alla base del convincimento del giudice – che cercherà indici di mediabilità specifici – ma sarà evidente nella parte di motivazione dell’ordinanza in cui, accenniamo fin da ora, non verranno usate formule di rito9 ma puntuali riferimenti agli indici di mediabilità.

Con riguardo alla natura della causa per l’invio in mediazione demandata possono rilevare i rapporti commerciali tra imprese, i rapporti societari, i rapporti familiari, i rapporti di vicinato e più ampiamente l’esigenza di conservazione del rapporto tra le parti. Sempre alla natura della causa possono essere ricondotti quei casi in cui era previsto un tentativo obbligatorio di mediazione senza che però sia stato realizzato uno svolgimento effettivo dello stesso. Ancora, la natura della causa emerge anche nei casi in cui vi sia urgenza di addivenire ad una soluzione che faccia salva l’esigenza di riservatezza, ad esempio nelle liti di diritto industriale e nelle cause che derivano da procedure concorsuali, in particolare quelle aventi ad oggetto la responsabilità degli amministratori.

Con riguardo al comportamento delle parti possono rilevare la dichiarata disponibilità alla prosecuzione del contratto o alla modifica anche parziale dei termini, la dichiarata diponibilità a conciliare anche parzialmente, l’adempimento parziale della prestazione; la mancata specifica contestazione dei fatti dedotti, il riconoscimento, anche implicito, di vizi e difetti, la richiesta plurima di rinvio per trattative, il manifestato mutamento di interesse, l’esito negativo della conciliazione giudiziale o della proposta conciliativa, la dichiarata difficoltà a sostenere i costi economici ed emotivi derivanti dal processo ed infine l’esplicita richiesta delle parti al giudice.

Con riguardo allo stato dell’istruzione del fascicolo avevamo già accennato alle finestre temporali del processo in cui l’invio in mediazione demandata può realizzarsi. In riferimento al processo ordinario di cognizione così come disciplinato prima della riforma Cartabia – disposizioni che si applicano a tutti i procedimenti pendenti alla data del 28 febbraio 2023 – nell’udienza ex art.183 c.p.c. possono essere inviati in mediazione demandata quei fascicoli che già negli atti introduttivi mostrano degli indici di mediabilità, attinenti alla natura della causa e al comportamento delle parti, tali da permettere una valutazione che esuli da una più precisa determinazione del quadro probatorio. Gli indici di mediabilità peculiari della singola controversia, che vanno comunque a sommarsi alla valutazione generale sullo stato del fascicolo, rendono possibile alle parti di giovarsi di un procedimento in cui la soddisfazione dei loro interessi può intervenire molto prima, oltre che molto più compiutamente10, trovandosi in una fase iniziale del contenzioso.

Diversamente ci sono dei fascicoli per cui bisogna attendere il deposito delle memorie e anche l’ammissione dei mezzi di prova per poter meglio valutare gli indici di mediabilità anche alla luce di una prima analisi sulla fondatezza della completa ricostruzione sia in punto di fatto che in punto di diritto. In questi casi spesso l’ordinanza che stabilisce l’ammissione dei mezzi di prova – siano essi l’audizione dei testimoni o la consulenza tecnica d’ufficio – stabilisce contestualmente l’invio in mediazione demandata. Il giudice, infatti, mostrando alle parti l’istruttoria che sarà necessaria alla causa, fa intravedere in controluce tempi, costi e valutazioni sull’impianto probatorio sui quali si possono ben basare la nascita di nuovi interessi o la mutazione di quelli già esistenti.

L’ultima ipotesi riguarda quei fascicoli per cui un’analisi della mediabilità è possibile solo alla luce dell’acquisizione delle prove testimoniali o delle risultanze della consulenza tecnica d’ufficio che possono essere un punto di partenza per la ricerca di una soluzione stragiudiziale della lite.

Sempre con riguardo allo stato del fascicolo alle tre ipotesi già esposte e valide anche per i procedimenti instaurati dopo il 28 febbraio 2023 – ai quali si applicano le nuove disposizioni previste dalla riforma Cartabia – si aggiungono due casistiche ulteriori. La prima è quella che si realizza con l’introduzione dell’art 171-bis c.p.c. ben potendo l’analisi della mediabilità essere anticipata alle verifiche preliminari; la seconda è quella che vede l’analisi della mediabilità realizzabile fino alla precisazione delle conclusioni così come previsto dal nuovo art. 5-quater del D.Lgs. 28/2010.

Infine, in aggiunta alla natura della causa, al comportamento delle parti e allo stato dell’istruttoria, il D.Lgs. 149/2022 ha introdotto la locuzione omnicomprensiva di «ogni altra circostanza». Questa locuzione, che sicuramente rileva in tutte le ipotesi in cui si realizzino delle sopravvenute circostanze modificative delle posizioni delle parti, nel modello operativo rileva anche in un novero di possibilità che, all’apparenza possono sembrare eccezionali, ma che sappiamo essere parte della quotidianità dei tribunali.

Infatti, la necessità di una massiccia ri-calendarizzazione del ruolo del giudice è un’ipotesi tutt’altro che peregrina; può sì avvenire per un’esigenza in seno all’organizzazione e alla razionalizzazione della propria agenda, oltre che ovviamente in caso di assegnazione ad un ruolo vacante, ma più spesso avviene a fronte di uno stimolo esterno. Alle ipotesi di pensionamento, trasferimento, malattia, aspettativa, maternità, congedi dei colleghi11 si sommano le ipotesi in cui la presidenza della sezione o dell’ufficio giudiziario, in un’ottica di efficientamento secondo parametri del court management, procede alla ridistribuzione dei fascicoli12.

Tutte queste eventualità, lungi dall’essere residuali, si concretizzano nell’ingresso o, in casi minori nell’uscita, dal singolo ruolo di un numero importante di fascicoli. Nella seconda ipotesi la ri-calendarizzazione avverrà in un’ottica di velocizzazione della chiamata delle cause in udienza. Nella prima ipotesi invece il giudice spesso si vede costretto a rimandare in blocco le udienze dei fascicoli in cui è subentrato oppure si impegnerà a selezionare una serie di cause da inserire prioritariamente nella sua agenda, facendo però slittare quelle che già erano di sua competenza. L’introduzione di «ogni altra circostanza» ben si sposa con la ri-calendarizzazione generale, in cui il giudice può fissare le nuove udienze e contestualmente, anche alla luce del tempo che le parti dovranno inevitabilmente attendere prima di vedere la prosecuzione del proprio processo, disporre l’invio in mediazione.

Nella profonda convinzione che ogni fascicolo, esattamente come le famiglie infelici di Tolstoj, è mediabile «a modo suo»13 secondo caratteristiche assolutamente peculiari e non replicabili, la carrellata appena conclusa sugli indici di mediabilità, lungi dall’essere esaustiva, ci aiuta a capire fin da ora che il giudice, nell’ordinanza di invio in mediazione demandata, dovrà far riferimento esplicito ai concreti indici di mediabilità ora esaminati, abbandonando i generici riferimenti alla natura della causa, al comportamento delle parti, allo stato dell’istruzione e ad ogni altra circostanza.

5. La mediabilità delle liti: strumenti pratici

Ci avviamo alla conclusione dell’esposizione del modello operativo innovativo sulla mediabilità delle liti, concentrandoci sugli strumenti pratici di cui il funzionario addetto all’ufficio per il processo si può avvalere.

Prima di passare alla disamina dei singoli documenti è importante condurre una breve riflessione su dove questi strumenti vadano materialmente collocati.

Ad oggi gli strumenti pratici del modello operativo sono raggruppati in una cartella – che sia essa salvata sul singolo pc o su un sistema di cloud storage – dedicata all’analisi della mediabilità, in modo da dare totale libertà al funzionario per l’ufficio per il processo e al magistrato di inserire il materiale in analisi all’interno del loro modus operandi di trasmissione della documentazione relativa ai fascicoli. C’è però da dire che il meccanismo più virtuoso prevederebbe l’utilizzo della Consolle del Magistrato14, alla quale il funzionario addetto all’ufficio per il processo accede attraverso il profilo assistente. L’utilizzo di tale applicativo permetterebbe di archiviare negli appunti del singolo fascicolo le considerazioni in ordine alla mediabilità – riportate nella scheda lite e nella scheda di rilevazione delle condizioni di procedibilità – e di memorizzare tra i modelli della consolle tutti quegli atti (ordinanza, provvedimenti, comunicazioni) che prevedono una parte variabile relativa al caso concreto e di una parte fissa. Il vantaggio dell’inserimento degli strumenti dell’analisi della mediabilità all’interno della Consolle del Magistrato consiste nella miglior fruizione degli stessi, che possono essere utili e tornare in rilievo più volte durante il processo.

Fatta questa premessa passiamo ora in rassegna i documenti di cui si avvale il modello operativo sulla mediabilità delle liti. Secondo un ordine di esposizione che ricalca quello di utilizzo, il primo strumento che viene in rilievo è la scheda lite. In essa il funzionario addetto all’ufficio per il processo espone – oltre ai dati identificativi del procedimento – una sintetica panoramica della causa, evidenziando i principali passaggi processuali e le richieste delle parti. Quello che però costituisce la peculiarità della scheda lite è la ricostruzione in fatto e in diritto della causa sotto la prospettiva della mediabilità – non una banale sintesi del fascicolo – ma l’individuazione dei profili rilevanti, degli interessi sottesi, di quegli indici di mediabilità su cui ci siamo dilungati in precedenza. Tali profili andranno poi riportati nella parte variabile della bozza di ordinanza di invio in mediazione. Essa costituisce il secondo strumento pratico a disposizione del funzionario addetto all’ufficio per il processo e, come ampiamente anticipato, è composta da una parte variabile e da una fissa. Se la prima è redatta in base al caso concreto e riporta gli indici di mediabilità sui quali il giudice ha basato il suo convincimento nel disporre l’ordine di invio in mediazione, la seconda contiene avvertimenti proficui per tutti gli invii in mediazione in ordine al mancato esperimento, alla partecipazione personale delle parti, all’avveramento della condizione di procedibilità, alle possibili sanzioni pecuniarie e alla dichiarazione di improcedibilità.

Veniamo ora all’esame che si deve compiere sul procedimento di mediazione – sia essa stata realizzata ex lege o su ordine del giudice – del fascicolo appena assegnato, nei casi di materia obbligatoria, o che ritorna sul ruolo. Esso riguarderà il rispetto degli avvertimenti dati nella parte fissa dell’ordinanza di mediazione. Essendo le verifiche da compiere individuate tassativamente dalla normativa, il terzo strumento pratico del modello operativo è una lista di casistiche che il funzionario addetto all’ufficio per il processo provvederà a selezionare dopo l’analisi del verbale di mediazione in corrispondenza dell’ipotesi che si è realizzata nel caso concreto in esame. Da questa verifica del verbale di mediazione dipenderanno poi, in caso di mancata partecipazione al procedimento di mediazione, ulteriori atti conseguenti, quali il provvedimento sulle sanzioni, la comunicazione alla Corte dei Conti e la comunicazione alle Autorità15, che costituiscono altri tre strumenti pratici corrispondenti a tre modelli standard in cui inserire solo gli identificativi della causa.

Infine, l’ultimo strumento pratico in dotazione al funzionario addetto all’ufficio per il processo è il template dei rientri, ovvero un foglio di calcolo Excel idoneo a tracciare gli esiti degli invii in mediazione. Nel file – caratterizzato da un inserimento della maggior parte dei dati attraverso campi ad inserimento guidato – per ciascun fascicolo sono riportati: numero di ruolo, materia, oggetto (entrambe esattamente corrispondenti alla nomenclatura per materie e oggetto adottata dal Pacchetto Ispettori, così da permettere una completa sovrapposizione con i dati originariamente forniti dal tribunale), fase processuale in cui trova il fascicolo per cui si dispone l’invio in mediazione, l’esito del procedimento di mediazione e l’esito dell’udienza di ritorno.

Riferimenti bibliografici

Autorino, Gabriella, Noviello Daniela, e Claudia Troisi. 2014. Mediazione e conciliazione nelle controversie civili e commerciali. Santarcangelo di Romagna (RN): Maggioli Editore.

Baricco, Alessandro. 2004. Omero, Iliade. Milano: Feltrinelli.

Calvino, Italo. 2015 (1970). Orlando furioso di Ludovico Ariosto raccontato da Italo Calvino. Milano: Mondadori.

Consiglio Superiore della Magistratura. s.d. Organizzazione innovazione e statistiche. Il processo civile telematico, applicativi, consolle del magistrato <https://www.csm.it/web/csm-internet/il-processo-civile-telematico/consolle-del-magistrato> (2023-10-26).

Eco, Umberto. 2014 (2010). La storia dei Promessi Sposi. Roma: Gruppo Editoriale L’Espresso.

Fantappiè, Irene. 2014. “Riscritture.” In Letterature comparate, a cura di Francesco de Cristofaro. Roma: Carocci.

Ispettorato Generale Ministero della Giustizia. s.d. “Documenti” <https://ispettorato.giustizia.it/ig/it/documenti.page> (2023-10-19).

Lucarelli, Paola, a cura di. 2015. Mediazione su ordine del giudice a Firenze – Prassi, problemi e linee guida di un modello. Torino: UTET giuridica.

Lucarelli, Paola, a cura di. 2019. Mediazione dei conflitti. Una scelta condivisa. Torino: UTET giuridica.

Lucarelli, Paola, e Giuseppe Conte, a cura di. 2012. Mediazione e Progresso – persona, società, professione, impresa. Torino: UTET giuridica.

Ministero di Giustizia. sd. “Norme, direttive e istruzioni” <https://www.giustizia.it/giustizia/page/it/pnrr_norme_direttive_istruzioni> (2024-01-17).

Tolstoj, Lev Nikolaevič. 2005 (1877). Anna Karenina. Milano: Mondadori.

1 [N.d.A.] I progetti di terza missione sull’analisi della mediabilità delle liti portati avanti dal Dipartimento di Scienze Giuridiche dell’Università degli Studi di Firenze in collaborazione con gli uffici giudiziari si sono susseguiti dal 2012 fino all’aprile 2022, data in cui ha avuto inizio il progetto Giustizia Agile. Più precisamente sono stati realizzati: il progetto Nausicaa (2013) nel Tribunale di Firenze, il progetto Giustizia Semplice (2018-2019) nel Tribunale di Firenze, il progetto Dike (2019) nella Corte d’appello di Firenze, il progetto Giustizia Condivisa (2019-2020-2021) nel Tribunale di Perugia e il progetto Jacobea (2020-2021) nel Tribunale di Pistoia.

2 «Il Piano Italia Domani, noto come Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), si inserisce nel programma Next Generation EU (NGEU): 750 miliardi di euro per il rilancio degli Stati membri dopo la crisi pandemica, sviluppato dall’Unione Europea intorno a tre assi strategici: digitalizzazione e innovazione; transizione ecologica, inclusione sociale. (…) In relazione al settore Giustizia, il PNRR prevede risorse per 2.679.789.053,73 di euro per riforme e investimenti di efficienza e competitività nel sistema giustizia italiano. I risultati perseguiti sono: riduzione del tempo di durata del giudizio, abbattimento dell’arretrato giurisdizionale, digitalizzazione del processo, riqualificazione del patrimonio immobiliare giudiziario», cfr. Ministero di Giustizia s.d.

3 «L’Ispettorato, pur avendo la struttura amministrativa di un dipartimento ministeriale, assume una particolare posizione di autonomia ed un carattere di neutralità rispetto agli altri uffici e direzioni ministeriali in quanto è organo di diretta collaborazione e dipendenza dal Ministro (art. 1, l. 1311/62) e presenta un duplice rapporto funzionale diretto, con il Ministro e con il C.S.M. La stessa definizione di “Ispettorato presso il Ministero di grazia e giustizia” data dalla legge esprime questo carattere di neutralità rispetto alla propaggine ministeriale», cfr. Ispettorato Generale Ministero della Giustizia s.d.

4 «Il principale compito dell’Ispettorato è quello di “ispezione”. Si tratta di una attività di osservazione e controllo della funzionalità degli uffici giudiziari, finalizzato a rilevare eventuali irregolarità, omissioni o carenze suscettibili di segnalazione alle competenti Direzioni Generali ed al Gabinetto del Ministro, affinché adottino provvedimenti idonei a rimuovere le cause delle disfunzioni o disservizi», cfr. Ispettorato Generale Ministero della Giustizia s.d.

5 Nella comunicazione dell’Ispettorato Generale presso il Ministero di Giustizia del 15 gennaio 2018 emerge chiaramente come il Pacchetto Ispettori sia la ricaduta pratico-tecnologica di una mutata natura dell’ispettorato stesso: da mero controllore dell’attività degli uffici giudiziari a promotore della verifica della performance, cfr. Ispettorato Generale Ministero della Giustizia. s.d.

6 Sempre nell’ottica della valutazione, rectius autovalutazione, della performance si colloca l’iniziativa di estendere a tutti gli uffici giudiziari e non solo all’Ispettorato Generale presso il Ministero della Giustizia l’adozione del Pacchetto Ispettori così come comunicato dal Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria del Personale e dei Servizi Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero di Giustizia nella nota del 10 luglio 2018 cfr. Ministero di Giustizia s.d.

7 [N.d.A.] Si specifica che per le cause ultra triennali o ultra biennali lo stato «attesa prima udienza» viene apposto dalle cancellerie ad esempio nelle ipotesi di prima udienza dopo la riunione di due o più procedimenti o di prima udienza dopo la riassunzione del processo, acquistando quindi un significato più ampio di quello letterale.

8 Ai sensi del comma 1 dell’art. 5 D.Lgs. 28/2010, così come riformato dall’art. 7 D.Lgs. 149/2022 da luglio 2023, con l’entrata in vigore della seconda parte della riforma Cartabia, al noto elenco delle materie per cui l’esperimento del tentativo di mediazione costituiva condizione di procedibilità della domanda giudiziale – condominio, diritti reali, divisione, successioni ereditarie, patti di famiglia, locazione, comodato, affitto di aziende, risarcimento del danno derivante da responsabilità medica e sanitaria e da diffamazione con il mezzo della stampa o con altro mezzo di pubblicità, contratti assicurativi, bancari e finanziari – si aggiungono associazione in partecipazione, consorzio, franchising, opera, rete, somministrazione, società di persone, subfornitura.

9 Piace qui ricordare che sin dagli albori del modello operativo ora in analisi, documentati nel protocollo del progetto Nausicaa, era previsto che il provvedimento del giudice di invio in mediazione fosse motivato, indicando, in riferimento alla fattispecie concreta, i motivi per cui il giudice riteneva opportuno il tentativo di risoluzione stragiudiziale della lite di fronte al mediatore. Tale previsione, che tutt’oggi costituisce uno dei pilastri del modello operativo, si basa sulla convinzione che «la chance di un uso corretto dell’istituto resta fondato non sull’imposizione immotivata, ma sulla persuasione delle parti, veicolata dalla specifica motivazione del provvedimento (…) altrimenti la mediazione sarà svilita e vissuta dalle parti come un’inutile dilazione del percorso giudiziario da loro scelto» come sostiene Breggia in Lucarelli (2015, 28).

10 La differenza tra processo come luogo dell’esercizio del proprio diritto e procedimento di mediazione come luogo del possibile soddisfacimento del proprio interesse è argomento assai vasto e che esula la trattazione del modello operativo. Preme qui solo accennare al fatto che la celerità del procedimento di mediazione è solo uno dei vantaggi che possono trarre le parti. Come si legge in Autorino, Noviello e Troisi (2014, 62) la mediazione «può conseguire risultati creativi che si spingono al di là del semplice riconoscimento dei diritti formali, trovando soluzioni che soddisfano le reali necessità delle parti in quella specifica situazione conflittuale (…)».

11 Le ipotesi elencate sono oggetto di una normativa molto ricca e variamente stratificata. Vengono in rilievo soprattutto il Regio decreto legislativo 31 maggio 1946, n. 511 che disciplina il collocamento a riposo e la mobilità dei magistrati e la Circolare sulle assenze del magistrato di tutte le tipologie e congedi, aspettative e permessi posti a tutela della salute, della maternità/paternità e della formazione e relative problematiche, deliberata dal Consiglio Superiore della Magistratura il 19 ottobre del 2022. Gran parte delle eventualità ora citate hanno come ricaduta pratica la ri-calendarizzazione che sia di una singola agenda del giudice, nel caso del magistrato che subentra sull’intero ruolo del collega, o di più agende, nel caso di una redistribuzione tra più magistrati delle cause pendenti in origine su un unico ruolo.

12 Così come previsto dall’art. 40 della Circolare sulla formazione delle tabelle di organizzazione degli uffici giudicanti, deliberata dal Consiglio Superiore della Magistratura il 23 luglio 2020, che recita «i dirigenti degli uffici giudiziari, in casi eccezionali e in via di urgenza, possono adottare provvedimenti di modifica tabellare con riguardo all’assegnazione degli affari alle singole sezioni, ai singoli collegi e ai giudici, indicando specificamente le ragioni e le esigenze di servizio che li giustificano».

13 Il riferimento è all’incipit di Anna Karenina in cui Tolstoj (2005) scrive «Tutte le famiglie felici sono uguali, ogni famiglia infelice è infelice a modo suo» frase che traslata ben rende la peculiarità anche dei motivi di invio in mediazione demandata.

14 «La Consolle del Magistrato è un’applicazione Java ed è l’unico programma che consente ai giudici ed ai suoi assistenti di gestire il Processo Civile Telematico (PCT). Tramite questo programma il giudice, da un lato, ha la visione di tutto il suo ruolo e delle informazioni e dei dati di ciascuna procedura presenti nei registri di cancelleria, dall’altro, ha la possibilità di redigere, tramite Word di MS Windows, provvedimenti, di firmarli digitalmente e di trasmetterli al cancelliere per la loro pubblicazione all’interno del fascicolo informatico. La redazione dei provvedimenti è facilitata dalla possibilità di predisporre modelli di provvedimenti che, tramite l’inserimento dei cd. placeholders o dei frasari, sfruttano per la loro compilazione i dati presenti nei registri», cfr. Consiglio Superiore della Magistratura s.d.

15 Ciò secondo quanto disposto dal secondo e dal quarto comma del art. 12-bis del D.Lgs. 28/2010 che recitano «Quando la mediazione costituisce condizione di procedibilità, il giudice condanna la parte costituita che non ha partecipato al primo incontro senza giustificato motivo al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di una somma di importo corrispondente al doppio del contributo unificato dovuto per il giudizio. (…) Quando provvede ai sensi del comma 2, il giudice trasmette copia del provvedimento adottato nei confronti di una delle amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, al pubblico ministero presso la sezione giurisdizionale della Corte dei Conti, e copia del provvedimento adottato nei confronti di uno dei soggetti vigilati all’autorità di vigilanza competente».